Libertar tempo, eliminar erros e aumentar o valor do trabalho
A automatização de processos deixou de ser um luxo reservado a grandes empresas e tornou-se uma exigência de sobrevivência em qualquer organização. Em contextos onde as tarefas administrativas e operacionais consomem horas de trabalho todos os dias, a automatização representa uma das formas mais diretas de ganhar tempo, reduzir erros e aumentar o foco nas tarefas com maior valor acrescentado.
Segundo a McKinsey, 60 por cento das atividades contabilísticas e administrativas podem ser automatizadas com tecnologia já existente.
Neste artigo, exploramos como um ERP como o Cegid Primavera, aliado à experiência da Bubblevel, permite transformar processos morosos em fluxos digitais rápidos, fiáveis e escaláveis.
O custo oculto dos processos manuais
- Aprovações por email sem controlo de versão
- Tarefas dependentes de uma única pessoa ou ficheiro
- Reconciliações demoradas e inconsistentes
- Relatórios que exigem várias extrações e tratamento manual
Além do custo direto, existe também impacto na motivação da equipa, na velocidade de resposta ao cliente e no risco de erro humano acumulado.
O que pode ser automatizado com o ERP Cegid Primavera
Além das funcionalidades internas do ERP, é possível integrá-lo com ferramentas externas como o Microsoft 365, nomeadamente para aprovações automatizadas e fluxos de validação colaborativos.
Lançamentos contabilísticos
- Utilização do módulo Accounting Automation do Cegid Primavera para descarregar automaticamente dados fiscais da AT (e-fatura)
- Integração com o BizDocs para recolha automática de documentos enviados por email ou disponíveis nas plataformas dos fornecedores
- Importação e validação de faturas via SAF-T, e-fatura ou uploads estruturados
- Regras de lançamento configuradas por tipo de documento, fornecedor ou categoria
- OCR complementar para documentos digitalizados não estruturados (recibos, faturas em papel)
Reconciliação bancária
- Módulo de reconciliação bancária nativo do Cegid Primavera, com suporte a extratos SEPA e integração com os principais bancos
- Classificação automática de movimentos com base em regras e históricos definidos
- Gestão de exceções, divergências e geração de relatórios de reconciliação em segundos
Aprovações e fluxos de trabalho
- Integração com Microsoft Power Automate para criação de fluxos de aprovação baseados em dados do ERP (por exemplo, faturas pendentes, compras superiores a 500 euros)
- Utilização de Microsoft Approvals via Teams para decisões com um clique, diretamente nas notificações enviadas ao responsável
- Ligação com Outlook e Teams para alertas e interação em tempo real
- Registo automático de decisões, comentários e tempos de resposta em logs centralizados
- Possibilidade de gravar decisões de volta no ERP via API, base de dados ou ficheiro de integração
Exemplo técnico:
- O ERP exporta dados de faturas pendentes (por API, SQL ou ficheiro)
- Power Automate deteta novos registos e envia um pedido de aprovação ao gestor
- O gestor aprova no Teams ou Outlook
- O resultado é gravado numa base de dados ou enviado por API para o ERP, atualizando o estado do documento
Ferramentas utilizadas:
- Power Automate (Microsoft 365)
- Power BI (para visualização do estado dos fluxos)
- API REST do ERP Primavera (ou ficheiro de integração .xml/.csv)
- Microsoft Teams e Outlook
A Bubblevel disponibiliza templates de Power Automate e documentação técnica para clientes que pretendem iniciar este tipo de integração com baixo esforço de desenvolvimento.
Reporting e indicadores
- Dashboards em tempo real com atualização automática
- KPIs predefinidos por área ou função
- Alertas de desvios e exportações programadas para a direção ou contabilista
Benefícios diretos da automatização
- Redução de 40 a 80 por cento no tempo de execução de tarefas administrativas
- Diminuição da taxa de erro e maior consistência dos dados
- Aumento do controlo interno e rastreabilidade de processos
- Libertação das equipas para análise e melhoria contínua
A Deloitte estima que empresas que automatizam os seus processos de backoffice apresentam um retorno médio de 200 por cento em menos de 12 meses.
O papel da Bubblevel na automatização com Cegid Primavera
A Bubblevel atua como parceiro estratégico para:
- Identificar processos automatizáveis com base num diagnóstico operacional
- Configurar o ERP com regras, scripts e integrações adaptadas a cada realidade
- Integrar o ERP com bancos, OCR, Microsoft 365 e outras ferramentas externas
- Formar equipas para trabalharem com base em exceções e não em tarefas rotineiras
Exemplo real: uma PME industrial reduziu o tempo de reconciliação bancária de seis horas para dezoito minutos com parametrização realizada pela equipa da Bubblevel no ERP Primavera.
O papel da Bubblevel na transformação dos gabinetes
A Bubblevel apoia os gabinetes de contabilidade com uma abordagem prática e orientada ao resultado:
- Diagnóstico da maturidade digital e definição de prioridades
- Seleção e implementação do modelo ERP mais adequado
- Integração com ferramentas como Bizdocs, Power BI, sistemas bancários e CRMs
- Formação das equipas para atuação em modelo colaborativo e papel consultivo
- Reposicionamento do gabinete como parceiro estratégico junto dos seus clientes
Exemplo real: um gabinete apoiado pela Bubblevel duplicou a sua carteira de clientes sem contratar mais pessoal, graças à digitalização e à colaboração ERP.
Conclusão
Automatizar é evoluir. Com o Cegid Primavera e o apoio da Bubblevel, é possível libertar equipas, acelerar processos e transformar a eficiência num ativo estratégico para o negócio.
Quer automatizar os seus processos e libertar tempo na sua operação?
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